• Головна
• Блог
• Інвойс і пакінг-лист: що це і навіщо вони потрібні

Починаючи працювати в товарному бізнесі, ви напевно зіткнетеся з такими поняттями, як «інвойс» і «пакінг-лист». І це точно не ті слова, які можна пропустити повз вуха, адже від правильності оформлення цих документів безпосередньо залежить, наскільки швидко товар перетне кордон і чи не виникнуть у вас на етапі проходження митниці зайві проблеми. Тому в цьому матеріалі ми розберемо, що таке інвойс та пакінг-лист, як вони виглядають і які функції виконують.

Що таке інвойс?

Інвойс — це один із ключових документів у міжнародній логістиці, який містить усю основну інформацію про угоду та використовується для розрахунків і митного оформлення. В інвойсі зазвичай зазначаються такі дані:

• реквізити учасників угоди (найменування, адреси сторін);
• дата і номер рахунку;
• номер контракту (за наявності);
• повний опис товарів, їхня кількість, а також країна походження;
• вартість кожної одиниці товару, а також загальна сума;
• валюта розрахунку;
• умови поставки згідно з INCOTERMS 2010;
• умови оплати (строки оплати, банківські реквізити);
• країна експорту та країна імпорту.

Без інвойсу ви просто не зможете легально ввезти товар в Україну, і він «застрягне» на митниці.

Навіть одна маленька помилка в цьому документі може коштувати вам дуже дорого — від затримок на митниці до штрафів, тому уважно стежте за правильністю заповнення:

• Деталізуйте опис, адже надто узагальнені формулювання можуть викликати запитання.
• Кілька разів перевіряйте реквізити сторін (написання ПІБ, контакти, ІПН, адреса тощо). Помилка в даних = недійсний документ.
• Ціни в інвойсі та пакінг-листі мають збігатися.
• Без чіткого зазначення умов поставки (FOB, CIF, EXW тощо) вам можуть неправильно розрахувати вартість і мита.
• Неточності у вазі або кількості місць також призводять до затримок і додаткових перевірок.

Одна неправильно написана цифра або переплутана літера може стати вагомою підставою того, що вантаж буквально «зависне в повітрі», тому в цьому випадку поспіх точно не призведе ні до чого хорошого.

Що таке пакінг-лист?

Тепер давайте розберемося, що таке пакінг-лист.

Пакінг-лист — це супровідний документ, який містить повну інформацію про те, що знаходиться всередині вантажу: найменування товару, його кількість, спосіб пакування, вагу, габарити тощо. Простіше кажучи, якщо інвойс відповідає на запитання «скільки це коштує», то пакінг-лист — «що саме відправлено». Уніфікованої форми оформлення пакінг-листа на сьогодні не існує, однак є перелік обов’язкових полів. У вашому пакінг-листі має бути зазначена така інформація:

• дата складання;
• найменування відправника та отримувача, реквізити;
• номер інвойсу;
• опис товару: назва, кількість, пакування, вид пакування тощо (інформація, зазначена в пакінг-листі, має збігатися з інформацією, зазначеною в інвойсі);
• вага нетто і брутто (тобто вага без пакування і з пакуванням);
• кількість коробок, ящиків або місць.

Пакінг-лист виконує одразу кілька ключових функцій: по-перше, його наявність забезпечує правильне завантаження, розвантаження та транспортування; по-друге, цей документ можна сміливо використовувати під час вирішення спірних питань, які можуть виникнути з боку митниці. Крім того, він суттєво полегшує роботу всім учасникам процесу — від експортера/імпортера (за допомогою пакінг-листа вони звіряють комплектацію товару перед відправленням) до працівників складів (пакінг-лист дозволяє їм здійснити правильне приймання та перевірку вантажу при його надходженні на склад).

Нижче показано, як виглядає пакінг-лист:

Тут також не завадить ваша уважність, адже у китайських постачальників є одна досить неприємна особливість. Дуже часто вони можуть неправильно зважити вантаж, і йдеться не про різницю в кілька кілограмів. Іноді «похибка» може сягати 50 кг. Для вас це загрожує додатковими витратами та збільшенням термінів доставки, тому, щоб уникнути подібних «сюрпризів», звіряйте дані в транспортних документах і пакінг-листі. І не соромтеся ставити запитання, якщо помітили неточності.

Висновок

Грамотно оформлені документи — це не бюрократія заради бюрократії, а реальний захист вашого вантажу, часу, грошей і нервової системи. Одне розходження в цифрах, одна пропущена літера, плутанина з реквізитами — і товар «зависає» на митниці на невизначений термін. Щоб цього не сталося, ми рекомендуємо використовувати перевірені шаблони, перечитувати все по кілька разів (навіть якщо здається, що все заповнено правильно), звіряти дані в інвойсі та пакінг-листі між собою.

Звучить просто, але на практиці саме на цьому етапі підприємці припускаються найбільшої кількості помилок. Тому ідеальним рішенням для вас стане делегувати всю паперову рутину DOLPHIN Cargo Service. Ми спеціалізуємося на логістиці та документальному супроводі вантажів уже понад 20 років і за цей час навчилися передбачати більшість проблем ще до того, як вони встигають виникнути.